Какой бы ни была ваша компания, дел и задач у каждого сотрудника хватает. Это и повторяющиеся изо дня в день задания, и индивидуальные проекты. Всех их объединяет несколько общих параметров – исполнители, сроки, затраты. Задачи могут выдаваться группе сотрудников, которые будут выполнять их совместно, могут назначаться индивидуально. Как планировать работы и отслеживать их исполнение? Для этих целей существуют специальные программы-органайзеры. Как правило, они включают в себя электронный ежедневник и календарь, адресную книгу и планировщик задач, информационный менеджер и ряд иных функциональных модулей. Чаще всего эти программы предназначены для индивидуального пользования, но среди них есть и решения для использования в организациях.

     О том, как организуется работа в таких программах и какие возможности они представляют, мы рассмотрим на примере ряда программ.

 

     LeaderTask

LeaderTask – деловой органайзер для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками, издается в России, под маркой 1С:Дистрибьюция. В корпоративной версии предназначен для планирования работ сотрудников компании. Он реализован в виде двух модулей – сервера и клиентского приложения. Подключение клиента к серверу возможно как по локальной сети, так и через Интернет. Клиентский модуль может быть установлен как на жестком диске компьютера, так и на съемном носителе, что позволяет использовать программу с любого рабочего места.

      Основным элементом программы является задача. Ее основными параметрами являются название, срок выполнения и исполнитель. В ходе планирования задачи разбиваются на подзадачи, те, в свою очередь, на еще более мелкие подзадачи. До какого уровня разбивать подзадачи решает пользователь. Задачи могут быть разовыми или повторяющимися. Это свойство устанавливается в панели назначения сроков исполнения. Если пользователь, добавивший в органайзер задачу, не назначил иного исполнителя, то он же является ее исполнителем. Можно назначить задачу иному сотруднику, тогда первый становится администратором задачи, а второй – исполнителем.

В зависимости от решаемой задачи, пользователь может выступать либо в качестве администратора (того, кто раздает задания), либо в качестве исполнителя. Для каждой задачи иерархия двухуровневая – исполнитель не может переназначать другому назначенные ему задания. Также у одной задачи не может быть нескольких исполнителей.

     Администратор может поручать выполнение задач исполнителю, контролировать ход выполнения поручений (либо просматривая состояние проектов и задач в дереве, либо просматривая историю конкретной задачи), получать текущую информацию о состоянии порученных задач за счет получения уведомлений о вносимых в задачу изменениях, либо за счет формирования отчетов о проделанной работе.

     Для того, чтобы задача стала доступна не только тому, кто ее внес в систему, она должна быть помещена в специальную общую папку. В этом случае информация обо всех изменениях, связанных с задачей, становится общедоступной. Недостаток программы LeaderTask в том, что нет возможности предоставлять доступ к общим задачам конкретным пользователям – либо всем, либо никому. Задачи, не помещенный в общую папку, остаются личными и доступными только тому, кто их внес в программу.

     Задачи отображаются в двух графических элементах – дереве задач и календаре. В календаре задачи показываются в соответствии с установленным временем начала и завершения. В дереве задачи по умолчанию расположены по мере их ввода с группировкой по подзадачам, но могут быть отсортированы и по иным признакам – названию, сроку, ответственному.

     Часто для выполнения какого-либо задания необходимо решить не одну, а множество задач. Для упрощения управления такими группами задач вводится понятие "проект". Проект характеризуется сроками его реализации и основным исполнителем. Как и задачи, проект может содержать подпроекты. Имеется возможность при выводе информации о проекте отображать не только задачи, входящие в него, но и в его подпроекты. Для организации совместной работы над проектом он также должен быть размещен в общей папке (для этого достаточно в свойствах проекта разрешить общий доступ, либо перетащить проект в общую папку).

     Кроме перечисленных параметров задаче можно назначить приоритет, установить статус и напоминание, связать с контактным лицом из имеющейся адресной книги. Дополнительной возможностью внесения различной информации (справочной и аналитической, графической и в виде внешних файлов) является использование "Заметок".

     Все изменения, вносимые в задачу (изменение статуса, добавление подзадач или подзаметок и иные действия) фиксируются в истории задачи, которую можно просмотреть либо через свойства, либо через панель задачи. И дополнительно, при работе в команде, каждый, кто будет иметь доступ к задаче, сможет принимать участие в ее обсуждении, направляя участникам сообщения или файлы.

     В корпоративной версии программы LeaderTask сохраняется возможность формирования планов и получения отчетов о состоянии дел. Но эта возможность расширена за счет того, что администратор задачи или проекта может получить сводную информацию по всем исполнителям, задействованным в решении задач. Планы и отчеты можно получать как в электронном виде, так и в виде твердой копии.

      Дополнительной возможностью корпоративной версии является возможность получения информации о пользователях, подключенных к серверу в текущий момент времени, обмениваться между собой сообщениями и файлами, получать сведения о загруженности любого пользователя и состояния запланированных ему задач.

 

@Управление Лайт

 

     Как и предыдущая, программа-органайзер состоит из двух модулей – сервера и клиента. Сервер может быть установлен на любом компьютере, а клиентский модуль можно устанавливать как на жесткий диск, так и на съемный. Возможно подключение к серверу, как по локальной сети, так и через Интернет. Также имеется возможность работы пользователя без подключения к серверу. Отличие заключается в том, что на сервере программы @Управление Лайт имеется центральная база данных, с которой выполняется синхронизация локальных баз в момент установления соединения или в иных случаях, предусмотренных настройкой программы.

     Основной элемент, используемый в программе – задача. Она может иметь категорию, входить в проект, иметь исполнителя и информацию о сотруднике, создавшего ее. Создавать задачи и назначать исполнителя может любой сотрудник, строгой иерархии в программе нет. К задаче можно прикреплять внешние файлы, можно устанавливать состояние и приоритет, а также время начала и срок завершения. Вместо истории работы с задачей здесь используется журнал изменений (полный аналог истории, только отображается в основном окне общих свойств задачи).

     Вместо подзадачи, как это реализовано в программе LeaderTask, здесь используется понятие "связанная задача". Но в списке задач эти связи никак не указаны, их можно увидеть лишь в свойствах конкретной задачи. Аналогично существуют сообщения и связанные сообщения. Для них обязательным является информация о получателе. В случае, если сообщение важно только исполнителю, можно в качестве получателя указывать самого себя.

     В @Управление Лайт нет понятия "общих папок" и, соответственно, общих задач. Здесь, поскольку вся информация дублируется на сервере, вся она становится доступна всем пользователям системы. Сведения об изменениях в задачах, новых сообщениях появляются у пользователя после того, как он выполнит синхронизацию с сервером. При поступлении таких изменений папка, содержащая измененную задачу или сообщение, выделяется жирным шрифтом, что говорит о наличии непрочитанной информации.

     В этой программе отсутствует календарь, поэтому несколько сложнее увидеть, как распланировано собственное время, какие задачи и когда надо решать. Но есть иная возможность – построение для выбранного проекта и входящих в него задач диаграммы Ганта.

В программе LeaderTask задачи можно фильтровать в зависимости от категорий, с которыми их соотносит пользователь. Эти категории отображаются в дереве и дополнительных действий по отбору выполнять не надо. В программе @Управление Лайт для решения подобной задачи необходимо создавать новые папки в дереве и задавать для них требуемые фильтры.

     В программе LeaderTask задачи можно фильтровать в зависимости от категорий, с которыми их соотносит пользователь. Эти категории отображаются в дереве и дополнительных действий по отбору выполнять не надо. В программе @Управление Лайт для решения подобной задачи необходимо создавать новые папки в дереве и задавать для них требуемые фильтры.

Exiland Assistant

     Это программа, решающая задачи, аналогичные предыдущим – органайзер для использования в организации. Состоит из серверной и клиентской частей. Клиенты могут работать и независимо от подключения к серверу, а подключаться к нему либо для совместной работы, либо для обмена новыми данными путем синхронизации локальной и центральной баз данных.

Планирование работ основано на ведении журнала задач. Для удобства их можно распределять по группам, устанавливать приоритет, ориентировочный объем работ, назначать исполнителя. Имеется возможность создавать напоминания, которые могут быть разовыми или периодическими. К задаче можно прикреплять файлы или целые папки, привязывать ссылки на интернет-ресурсы. В отличие от предыдущих программ нет возможности создавать периодические задачи (разве только за счет напоминаний).

      В программе Exiland Assistantотсутствует возможность создавать связанные задачи, увязывать планируемые задания с фондом рабочего времени, нет календаря запланированных дел или, как в программе @Управление Лайт, диаграмм Ганта. Зато больше внимания уделено ведению информации о предприятиях и контактах, отслеживанию событий и сохранению различных заметок (которые не связываются с задачами). Поэтому программа в большей степени подойдет тем, у кого основная работа связана с сопровождением клиентов или поставщиков. Как планировщик работы она менее интересна.

Заключение

Из рассмотренных программ для организации и планирования работ наибольший интерес представляют две первые – LeaderTask и @Управление Лайт. Наличие календаря, где можно просматривать запланированные задания и оценивать возможности их выполнения по наличию времени, а также за счет дополнительной информации, которая представлена в виде цветовых решений, больший интерес представляет программа LeaderTask. Третий участник обзора - Exiland Assistant в силу функциональных ограничений подходит больше для тех сотрудников компании, которые работают в отделе логистики, но не в маркетинге или в департаменте по продажам.

 

Таблица

 

 

 

LeaderTask @Управление Лайт Exiland Assistant
Планирование индивидуальных задач

 

 

Есть Есть Есть
Планирование проектов Есть Есть Нет
Сводное отображение запланированных задач Календарь Диаграмма Ганта Список
Обмен данными, общение Сообщения, файлы, электронная почта

 

 

Сообщения, файлы, электронная почта

 

 

Электронная почта

 

 

Формирование планов и отчетов Имеется Имеется

 

 

Ручная выборка

 

 

Приобрести программу LeaderTask можно у партнеров «1С» (список партнеров можно уточнить на сайте www.1csoft.ru).

 

По материалам www.1csoft.ru